1. ПОЛИТИКА КОМПАНИИ
1.1. Настоящая Антикоррупционная политика (далее – «Политика») является базовым документом ТОО «CASPIAN HC AUTOMATION Ltd» (далее – «Компания»), определяющим ключевые принципы и требования, направленные на предотвращение коррупции и соблюдение норм применимого антикоррупционного законодательства Компанией, работниками и иными лицами, которые могут действовать от имени Компании.
1.2 Принятие Антикоррупционной политики и осуществление мероприятий по противодействию коррупции способствует обеспечению законности, прозрачности и открытости деятельности Компании для всех заинтересованных лиц.
1.3. Политика является открытым документом и размещена на официальном сайте Компании в сети Интернет.
2. ЦЕЛИ ПОЛИТИКИ
2.1. Политика отражает приверженность Компании и её руководства высоким этическим стандартам ведения открытого и честного бизнеса для совершенствования корпоративной культуры, следования лучшим практикам корпоративного управления и поддержания деловой репутации Компании на должном уровне.
2.2. Настоящая Политика разработана, чтобы:
1) обеспечить соответствие деятельности Компании требованиям применимого антикоррупционного законодательства Республики Казахстан;
2) установить ключевые принципы и требования Компании в области противодействия коррупции;
3) сформулировать основополагающие правила, стандарты и нормы поведения, которых необходимо придерживаться;
4) информировать всех заинтересованных лиц о неприятии Компанией любых форм и проявлений коррупции.
2.3. Компания ставит перед собой цели:
— Минимизировать риск вовлечения Сотрудников Компании независимо от занимаемой должности в коррупционную деятельность.
— Сформировать у Сотрудников и иных лиц единообразное понимание политики Компании о неприятии коррупции в любых формах и проявлениях.
— Обобщить и разъяснить основные требования антикоррупционного законодательства Республики Казахстан, которые могут применяться к Компании и Сотрудникам.
— Установить обязанность Сотрудников Компании знать и соблюдать принципы и требования настоящей Политики, ключевые нормы применимого антикоррупционного законодательства, а также адекватные процедуры по предотвращению коррупции.
— Обобщить и разъяснить основные требования антикоррупционного законодательства РК, которые могут применяться в отношении Компании.
3. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Все Сотрудники Компании должны руководствоваться настоящей Политикой и неукоснительно соблюдать её принципы и требования.
3.2. Директор Компании отвечает за организацию всех мероприятий, направленных на реализацию принципов и требований настоящей Политики, включая назначение лиц, ответственных за разработку антикоррупционных процедур, их внедрение и контроль.
3.3. Принципы и требования настоящей Политики распространяются на контрагентов и представителей Компании, и Сотрудников, а также иных лиц, в тех случаях, когда соответствующие обязанности закреплены в договорах с ними, в их внутренних документах, либо прямо вытекают из закона.
4. ПРИМЕНИМОЕ АНТИКОРРУПЦИОННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО
4.1. В Казахстане «коррупционными действиями», как правило, будут считаться дача или получение взяток, посредничество в даче или получении взяток, злоупотребление служебным положением или полномочиями, коммерческий подкуп, платежи для упрощения формальностей, незаконное использование должностным лицом своего положения для получения выгоды в виде денег, ценностей, иного имущества, услуг, каких-либо прав для себя или для иных лиц либо незаконное предоставление выгоды или прав этому лицу иными лицами.
4.2. С учетом изложенного всем Сотрудникам Компании строго запрещается, прямо или косвенно, лично или через посредничество третьих лиц участвовать в коррупционных действиях, предлагать, давать, обещать, просить и получать взятки или совершать платежи для упрощения административных, бюрократических и прочих формальностей в любой форме, в том числе, в форме денежных средств, ценностей, услуг или иной выгоды, каким-либо лицам и от каких-либо лиц или организаций, включая коммерческие организации, органы власти и самоуправления, государственных служащих, частных компаний и их представителей.
4.3. Компания и её Сотрудники должны соблюдать антикоррупционные законы Республики Казахстан, а также принципы и требования Политики, в любых странах мира.
5. КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ
5.1 Руководство личным примером формирует морально-этический стандарт поведения всех остальных сотрудников компании, включающего в себя непримиримость в отношении любых проявлений коррупционной деятельности.
5.2 Все антикоррупционные меры внутри компании проводятся в прямом соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
5.3 Внутри компании постоянно ведется мониторинг внедренных антикоррупционных мер, а также контроль за их исполнением.
5.4 Вне зависимости от занимаемой должности, стажа работы и характеристики сотрудника, в случае совершения им противоправных действий при исполнении служебной деятельности сотрудника ждет наказание соразмерное степени совершенного правонарушения вплоть до увольнения.
5.5 На регулярной основе ведется поиск и внедрение новых мер противодействия коррупции, опирающихся на простоту реализацию, а также дешевизну и эффективность внедрения.
5.6 Политика компании направлена на повышение уровня антикоррупционной культуры внутри компании посредством информирования и обучения сотрудников. Вся информация об антикоррупционной политики компании находится в свободном доступе в виде информационных памяток в офисах компании.
5.7 Компания заинтересована в минимизации риска заключения деловых отношений с контрагентами, вовлеченными либо же имеющими высокую вероятность вовлечения в коррупционную деятельность. При заключении отношений компанией проводится проверка толерантности контрагентов к взяточничеству, в том числе проверка наличия у них собственных антикоррупционных процедур или политик, их готовности соблюдать требования настоящей Политики и включать в договоры антикоррупционные оговорки, а также оказывать взаимное содействие для этичного ведения бизнеса и предотвращения коррупции.
6. ПОДАРКИ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
6.1. Все мероприятия, проводимые Компании, должны соответствовать следующим основным требованиям:
— соответствовать законодательству и внутренним документам Компании;
— быть прямо связанными с бизнес деятельностью Компаний;
— быть разумно обоснованными и соразмерными значимости выбранного повода (в том числе формату мероприятия);
— не представлять собой вознаграждение (в том числе скрытое) и/или не оказывать воздействие на принятие любым должностным лицом определенного решения в пользу компании и/или их сотрудников;
— не создавать репутационного риска для Компании, ее сотрудников и иных лиц в случае раскрытия информации о проводимых и/или финансируемых мероприятиях.
6.2. Взаимодействие с органами власти и публичными должностными лицами.
6.2.1. Компания не осуществляют «платежей для упрощения формальностей» (facilitation payments) в пользу любых органов власти, публичных должностных и иных лиц. Компания не привлекает посредников для взаимодействия с ними. В исключительных случаях, если это не противоречит применимому законодательству и при наличии объективной необходимости в привлечении посредника, Компания обеспечивает справедливый и прозрачный процесс отбора такого посредника и оплаты его услуг.
6.2.2. Компания воздерживаются от оплаты любых расходов за публичных должностных лиц или их близких родственников (в их интересах), а также связанных с ними лиц для получения коммерческих преимуществ или обеспечения любых иных выгод для проектов Компании.
6.2.3. Заключение трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера с бывшими государственными и муниципальными служащими осуществляется в строгом соответствии с требованиями применимого законодательства.
6.3. Подарки и представительские расходы, в том числе на деловое гостеприимство, которые Сотрудники от имени Компании могут предоставлять другим лицам и организациям, либо которые Сотрудники, в связи с их работой в Компании, могут получать от других лиц и организаций, должны соответствовать совокупности пяти указных ниже критериев:
— быть прямо связаны с законными целями деятельности Компании, например, с презентацией или завершением бизнес-проектов, проведением конференций, успешным исполнением контрактов, либо с общепринятыми праздниками, такими как Наурыз и Новый год, Международный женский день, памятные даты, юбилеи;
— быть разумно обоснованными, соразмерными и не являться предметами роскоши;
— не представлять собой скрытое вознаграждение за услугу, действие, бездействие, попустительство, покровительство, предоставление прав, принятие определенного решения о сделке, соглашении, лицензии, разрешении и т.п. или попытку оказать влияние на получателя с иной незаконной или неэтичной целью;
— не создавать репутационного риска для Компании, Сотрудников и иных лиц в случае раскрытия информации о подарках или представительских расходах;
— не противоречить принципам и требованиям настоящей Политики и другим внутренним документам Компании и нормам применимого законодательства РК.
6.4. Подарки в виде сувенирной продукции (продукции невысокой стоимости) с символикой Компании, предоставляемые на выставках, открытых презентациях, форумах и иных представительских и маркетинговых мероприятиях, в которых официально участвует Компания, допускаются и рассматриваются в качестве имиджевых материалов.
6.5. Не допускаются подарки от имени Компании, её Сотрудников и представителей третьим лицам в виде денежных средств, наличных или безналичных, в любой валюте.
7. УЧАСТИЕ В ПОЛИТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Компания не финансирует благотворительные и спонсорские проекты в целях получения коммерческих преимуществ в конкретных проектах Компании.
8. УЧАСТИЕ В ПОЛИТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
8.1. Компания не финансирует политические партии, организации и движения в целях получения коммерческих преимуществ в конкретных проектах Компании
8.2 Компания отказывается от благотворительной деятельности в пользу публичных должностных лиц и органов власти, а также не поддерживает организации и программы, которые нацелены на изменение действующего законодательства, а также любые проекты военного и политического характера.
8.3 Компания воздерживается от благотворительной деятельности в пользу любых религиозных организаций.
8.4 Компания признает право своих сотрудников участвовать в политической деятельности в частном порядке, при условии, что это соответствует законодательству РК, никак не связано с Компанией и проводится за собственный счет сотрудника в свободное время.
9. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ГОСУДАРСТВЕННЫМИ СЛУЖАЩИМИ
9.1. Компания воздерживается от оплаты любых расходов за государственных служащих и их близких родственников (или в их интересах) в целях получения коммерческих преимуществ в конкретных проектах Компании , в том числе расходов на транспорт, проживание, питание, развлечения и т.п., или получение ими за счѐт Компании иной выгоды.
10. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С СОТРУДНИКАМИ
10.1. Компания требует от своих Сотрудников соблюдения настоящей Политики, информируя их о ключевых принципах, требованиях и санкциях за нарушения.
10.2. В рамках формирования в Компании надлежащего уровня антикоррупционной культуры, для Сотрудников проводятся периодические информационные семинары в очной и/или дистанционной форме, а также вводные тренинги по положениям настоящей Политики и связанных с ней документов – для всех новых Сотрудников Компании.
10.3. Соблюдение Сотрудниками Компании принципов и требований настоящей Политики учитывается при формировании кадрового резерва для выдвижения на вышестоящие должности, а также при наложении дисциплинарных взысканий.
10.4. Конфликт интересов.
10.4.1. Caspian HC Automation Ltd уважает право своих сотрудников на личное время и личный бизнес. При этом ничто не должно создавать конфликт между личными интересами сотрудника и интересами Компании. Работники при исполнении своих должностных обязанностей и/или представлении интересов Компании должны руководствоваться принципами и требованиями настоящей Политики, Кодекса поведения, а также положениями внутреннего нормативного документа, регламентирующего порядок предотвращения, раскрытия и урегулирования конфликта интересов.
10.4.2. Работники обязаны:
— не допускать ситуаций, приводящих к возникновению конфликта интересов, а при принятии решений в рамках своих должностных обязанностей руководствоваться исключительно интересами Компании;
— не использовать служебное положение, а также информацию, к которой они имеют доступ, в личных интересах или в интересах связанных лиц;
— своевременно раскрывать информацию о личных обстоятельствах, которые могут привести к реальному и/или потенциальному конфликту интересов, как ситуативно (при приеме на работу, при назначении на новую должность, в случае возникновения), так и в рамках регулярного опроса о его наличии/отсутствии.
10.4.3. Внутренние документы, принятые в Компании, определяют порядок урегулирования конфликта интересов и регламентирует шаги по его предотвращению, раскрытию и урегулированию, а также приводит примеры соответствующих типовых ситуаций и пути их решения.
11. ПЛАТЕЖИ ЧЕРЕЗ ПОСРЕДНИКОВ ИЛИ В ПОЛЬЗУ ТРЕТЬИХ ЛИЦ
11.1. Компании и её Сотрудникам запрещается привлекать или использовать посредников, партнеров, агентов, совместные предприятия или иных лиц для совершения каких-либо действий, которые противоречат принципам и требованиям настоящей Политики или нормам применимого антикоррупционного законодательства.
11.2. Компания обеспечивает наличие процедур по проверке посредников, партнеров, агентов, совместных предприятий и иных лиц для предотвращения и/или выявления описанных выше нарушений в целях минимизации и пресечения рисков вовлечения Компании в коррупционную деятельность.
12. ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ КНИГ И ЗАПИСЕЙ
12.1. Все финансовые операции должны быть аккуратно, правильно и с достаточным уровнем детализации отражены в бухгалтерском учете Компании, задокументированы и доступны для проверки.
12.2. В Компании назначены работники, несущие персональную ответственность за подготовку и предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности в установленные применимым законодательством сроки.
12.3. Искажение или фальсификация бухгалтерской отчётности Компании строго запрещены и расцениваются как мошенничество.
13. МОНИТОРИНГ И ОТЧЕТНОСТЬ
13.1. Компания осуществляют постоянный мониторинг эффективности внедренных контрольных процедур и проводимых антикоррупционных мероприятий, оценивают их достаточность, соразмерность и актуальность, совершенствуют их, устраняя выявляемые недостатки контрольной среды, а также в связи с изменениями применимого антикоррупционного законодательства и/или в соответствии с лучшей мировой практикой.
13.2. В Компании на регулярной основе проводится аудит финансово-хозяйственной деятельности, проверка систем внутреннего контроля, контроль соблюдения требований применимого антикоррупционного законодательства и соответствующих внутренних нормативных документов Компании, в том числе настоящей Политики.
13.3. По итогам проводимых контрольных мероприятий и мониторинга соблюдения норм применимого антикоррупционного законодательства и внутренних антикоррупционных процедур, а также анализа их эффективности и достаточности подготавливаются соответствующие отчеты, которые на ежегодной основе рассматриваются комиссией по учету и аудиту Компании. Результаты указанной работы раскрываются в Годовом отчете, публикуются на официальном сайте Компании в сети интернет или иным способом.
14. ОТКАЗ ОТ ОТВЕТНЫХ МЕР И САНКЦИЙ
14.1. Компания заявляет о том, что ни один Сотрудник не будет подвергнут санкциям (в том числе уволен, понижен в должности, лишен премии) если он сообщил о предполагаемом факте коррупции, либо если он отказался дать или получить взятку, совершить коммерческий подкуп или оказать посредничество во взяточничестве, в том числе если в результате такого отказа у Компании возникла упущенная выгода или не были получены коммерческие и конкурентные преимущества.
15. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
15.1. При выявлении недостаточно эффективных положений настоящей Политики или связанных с ней бизнес-процессов Компании, либо при изменении требований применимого законодательства РК Директор Компании организует разработку и реализацию плана действий по актуализации настоящей Политики и/или бизнес-процессов.
16. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕИСПОЛНЕНИЕ (НЕНАДЛЕЖАЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ) НАСТОЯЩЕЙ ПОЛИТИКИ
16.1. Сотрудники всех структурных подразделений Компании, независимо от занимаемой должности, несут персональную ответственность за соблюдение принципов и требований настоящей Политики, а также за действия (бездействие) подчинённых им лиц, нарушающие эти принципы и требования.
16.2. Соблюдение сотрудниками антикоррупционных принципов и требований рассматривается в качестве важнейшей профессиональной компетенции и учитывается при их рассмотрении на замещение вышестоящей должности, перемещении по службе, а также при выдвижении на получение корпоративных наград или премий.
16.3. Поскольку Компания может быть подвергнута санкциям за участие ее сотрудников, контрагентов, и иных лиц в коррупционной деятельности, то по каждому разумно обоснованному подозрению или установленному факту коррупции будут инициироваться служебные расследования в рамках, допустимых применимым законодательством.
16.4. Следуя принципу полного неприятия коррупции в любых формах и проявлениях, по каждому разумно обоснованному подозрению или установленному факту коррупционной деятельности или коммерческого подкупа инициируются служебные расследования в соответствии с требованиями применимого законодательства и внутренних нормативных документов компании.
16.5. Лица, виновные в нарушении требований настоящей Политики, могут быть привлечены к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности по инициативе Компании, правоохранительных органов или иных лиц в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством Республики Казахстан, нормативными актами и трудовыми договорами.